Dokumenten-
managementsysteme

Effizienter Umgang mit Dokumenten.

Ein Unternehmen ist ein komplexes Gebilde, das eine Vielzahl unterschiedlichster Dokumente erzeugt und braucht. Arbeitsunterlagen und Rechnungen, Design-Entwürfe und Korrespondenzen, Finanzunterlagen und Mitarbeiterbeurteilungen. All dies liegt in den unterschiedlichsten Formaten vor, von der einfachen Notiz auf Papier bis zu in Datenbanken archivierten Dateien. Und jeden Tag kommen zahllose neue Dokumente hinzu.

Diese Vielfalt macht es schwer, aus der Flut an Unterlagen relevante Informationen immer dann und dort vorzuhalten, wo sie gebraucht werden, und sie bei Bedarf leicht auffindbar zu machen. Seit über vierzig Jahren hat Hees Bürosysteme das Ziel, Ihnen den täglichen Umgang mit Dokumenten im Unternehmen so einfach und effizient wie möglich zu gestalten.

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Ablage von Dokumenten

Professionelles Dokumentenmanagement ruht auf zwei zentralen Säulen: der strukturierten Ablage und dem einfachen Auffinden von Dokumenten.

Schon bei der Gestaltung der Ablage lassen sich wichtige Weichen stellen. Grundlage ist immer die Analyse Ihrer Geschäftsprozesse: Wo fallen welche Dokumente an, und wer muss wie darauf zugreifen können? Je intuitiver das Ablagesystem gestaltet ist, desto einfacher ist es im täglichen Betrieb zu bedienen und desto konsistenter wird es von allen Beteiligten genutzt. Genau das ist eine wesentliche Grundlage für ein funktionierendes Dokumentenmanagement.

Mit den von uns eingesetzten Systemen schaffen Sie größtmögliche Transparenz und legen alle Dokumente – egal in welchen Formaten – strukturiert in einem zentralen Pool ab. Bei der Strukturierung helfen zum einen eine intelligente Texterkennung (OCR), zum anderen die Markierung von Fremddokumenten mit Barcodes.

Es versteht sich von selbst, dass unsere Dokumentenmanagement-Systeme über sämtliche Merkmale einer revisionssicheren Archivierung verfügen: Fälschungssicherheit etwa, oder die Einhaltung von vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen.

Wiederauffinden von Dokumenten

Die zweite Säule des professionellen Dokumentenmanagements ist das rasche Wiederauffinden von Dokumenten. Zeiten, die mit der Suche nach Unterlagen vergeudet werden, machen in vielen Unternehmen einen großen Posten aus, der einen großen Teil der Arbeitszeit blockiert.

Damit Ihre Mitarbeiter produktiv arbeiten können, statt lange nach Dokumenten zu suchen, gibt es verschiedene Hilfestellungen: Eine sinnvolle und intuitive Ablagestruktur, Volltextsuchen auch über eingescannte Fremddokumente hinweg oder die Markierung mit Barcodes sind hier zu nennen.

Mit der wachsenden Mobilität der Endgeräte wird es außerdem immer wichtiger, von überall und über jedes Gerät auf die Dokumente zugreifen zu können: vom Außendienst, der mit dem Tablet beim Kunden ist, bis zum Mitarbeiter auf Geschäftsreise, der im Zug am Laptop weiter arbeitet.

Wer dabei auf welche Arten von Dokumenten zugreifen darf, können Sie sehr detailliert über eine Rechtevergabe an die Benutzer regeln.

Workflowlösungen

Viele Geschäftsprozesse, etwa die Bearbeitung von Angeboten und Aufträgen oder das Prüfen von Eingangsrechnungen, basieren auf Dokumenten. Sie werden in immer gleichen Abläufen bearbeitet – und das meist von Hand. Die Mappe, in der Unterlagen von A über B zu C wandern, ist in vielen Unternehmen noch gängige Praxis. Ebenso wie unzählige Papierkopien, die zur Sicherheit angefertigt werden. Auf diese Art hat man wenig Kontrolle über den aktuellen Verbleib eines bestimmten Dokuments und verbraucht unnötig Ressourcen.

Viele dieser Prozesse lassen sich heute leicht digital als Workflow innerhalb des Dokumentenmanagements abbilden. Nach vorgegebenen Kriterien landen Dokumente in Sekundenschnelle beim Empfänger, der Status eines Vorgangs ist immer transparent, unnötige Kopien und Wege entfallen. So können sich Ihre Mitarbeiter auf die eigentliche Arbeit konzentrieren.

Auch die Weitergabe von Informationen, Freigabeprozesse und ähnliches können Sie auf diese Art digitalisieren.  Im Mittelpunkt steht dabei immer die Frage: "Welcher Anwender macht wann was zu welchem Zweck mit einem Dokument, und welche Informationen benötigt er dafür?"

DMS mit Hees

Ein großes Team mit langjähriger Erfahrung steht für Sie bereit. Archivierung und Dokumentenverarbeitung sind ein komplexes Thema, mit dem Sie sich im Idealfall nur ein einziges Mal auseinandersetzen müssen: zum Start des Projekts, wenn wir gemeinsam die Strukturen entwickeln.

Unsere Spezialisten erledigen das jeden Tag und bringen darum viel Praxis-Know-how mit in das Projekt:

  • Consultants – Informations- und Dokumentenmanagement
  • Consultants – Infrastructure & Security
  • DocuWare Technical Consultants
  • Datenbank- und Softwareentwicklung
  • Netzwerktechniker

Für diese große Bandbreite an Expertenwissen arbeiten die unterschiedlichen Fachbereiche der Hees-Gruppe eng zusammen.

Von der Analyse Ihres Bedarfs bis zur Schulung der Anwender im fertig umgesetzten System arbeiten wir nach einer standardisierten Methode, die sich in der Praxis vielfach bewährt hat. Wir freuen uns auf Ihre Herausforderung!

Ihre Vorteile mit DMS

Kurze Suchzeiten
Wenige Sekunden, und Sie haben das gesuchte Dokument

Weniger Speicherbedarf
Vermeiden Sie mehrfache Ablage und sparen Sie so Platz

Gutes Gewissen
Archivieren Sie Unterlagen revisionssicher


Erleben Sie wie es besser geht!

Wir zeigen Ihnen gerne, wie schnell und einfach sich Dokumente digital verwalten lassen. Kontaktieren Sie uns einfach kostenlos und unverbindlich:

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