Die FLOCERT sorgt weltweit für Transparenz in Fairtrade-Lieferketten. Damit diese anspruchsvolle Aufgabe effizient umgesetzt werden kann, benötigt das Unternehmen stabile IT-Strukturen und klar strukturierte digitale Prozesse. In den Bereichen IT-Infrastruktur, Microsoft-Services und Prozessoptimierung unterstützt die HEES GmbH FLOCERT dabei, Systeme zuverlässig zu betreiben und Geschäftsprozesse nachhaltig zu digitalisieren.

FLOCERT GmbH mit Sitz in Bonn ist ein weltweit führender Anbieter von Assurance-Leistungen. Neben der exklusiven Fairtrade-Zertifizierung bbietet FLOCERT Zertifizierungs-, Verifizierungs- und maßgeschneiderte Nachhaltigkeitslösungen an, um Unternehmen bei ihrer ethischen Transformation zu unterstützen. Mit sieben internationalen Niederlassungen in rund 120 Ländern verbindet FLOCERT globale Reichweite mit lokaler Expertise und betreut so seine ca. 6.000 Kunden. FLOCERT ist weiterhin missionsorientiert und arbeitet mit Organisationen aller Art - von Kleinproduzenkooperativen bis hin zu internationalen Marken - zusammen, um Fairness im Welthandel zu fördern.

FLOCERT fand mit HEES einen ganzheitlich agierenden Partner, der das Unternehmen sowohl beim Aufbau einer modernen IT-Infrastruktur als auch bei der Digitalisierung interner Arbeitsprozesse unterstützt.
Ein Schwerpunkt lag auf der Modernisierung der IT-Systemlandschaft, der sicheren Bereitstellung zentraler Microsoft-Dienste sowie der kontinuierlichen Betreuung der Infrastruktur. Gleichzeitig sollten digitale Lösungen geschaffen werden, um interne Informations- und Dokumentenprozesse effizienter zu gestalten.

Ein wichtiger Meilenstein der Zusammenarbeit war die Erneuerung der gesamten Server-Infrastruktur im Jahr 2020. Dabei wurde eine moderne Systemlandschaft mit DataCore-Cluster und drei VMware-Hosts aufgebaut und in ein von HEES empfohlenes Rechenzentrum in Bonn ausgelagert. Dadurch konnte FLOCERT eine leistungsfähige und ausfallsichere Infrastruktur für seine internationalen Geschäftsprozesse schaffen.

Im Jahr 2021 unterstützte HEES zudem die Modernisierung der Arbeitsplatzumgebung. Insgesamt wurden 140 Lenovo Notebooks geliefert und über Microsoft Intune zentral ausgerollt und verwaltet. Dadurch konnten Geräteverwaltung, Sicherheit und Softwarebereitstellung deutlich effizienter organisiert werden.

Parallel dazu entwickelte HEES mit großem Engagement ein umfassendes Intranet auf Basis von Microsoft SharePoint, das 2022 erfolgreich abgeschlossen wurde. Die Plattform verbessert seitdem die interne Kommunikation, den Informationsaustausch sowie die Zusammenarbeit zwischen Teams und internationalen Standorten.

Auch im Bereich Business Intelligence unterstützt HEES FLOCERT bei der Nutzung von Microsoft Azure-Diensten. Eine mittelgroße Azure-BI-Installation auf Basis von Fabric ermöglicht es dem Unternehmen, Daten strukturiert auszuwerten und fundierte Entscheidungen auf Basis aktueller Informationen zu treffen.

Neben diesen Projekten betreut HEES kontinuierlich zentrale IT-Systeme und stellt wichtige Software-Services bereit. Dazu gehören unter anderem zahlreiche Microsoft Office 365 Lizenzen, Microsoft Azure Dienste sowie Wartungsleistungen für die Server-Infrastruktur. Auch regelmäßige Updates der Veeam-Backup-Lösung sorgen für eine zuverlässige Datensicherung und hohe Systemverfügbarkeit.
Ein weiterer zentraler Baustein der Prozessdigitalisierung ist das Dokumenten-managementsystem DocuWare, das bei FLOCERT seit über fünf Jahren erfolgreich im Einsatz ist.

Die Lösung wird bei FLOCERT für den digitalen Rechnungseingang genutzt. Eingehende Rechnungen werden automatisiert erfasst, digital verarbeitet und transparent durch den Freigabeprozess gesteuert. Dadurch konnte der gesamte Rechnungsworkflow deutlich effizienter gestaltet werden.

Gemeinsam mit HEES wird das System kontinuierlich weiterentwickelt.

Parallel dazu arbeitet FLOCERT an der Integration der neuen Schnittstellenlandschaft für SAP Business 1, die gemeinsam mit dem Partner BOB-Systemlösungen umgesetzt wird. Die Anbindung von DocuWare an SAP integriert die Dokumentenprozesse noch stärker in die zentralen Geschäftsabläufe und reduziert Medienbrüche.

Durch die Kombination aus moderner IT-Infrastruktur, Microsoft-Services und strategischer Prozessberatung entsteht für FLOCERT ein ganzheitlicher Mehrwert.

Durch die enge Zusammenarbeit mit HEES konnte FLOCERT sowohl im IT-Betrieb als auch in der Digitalisierung zentraler Arbeitsabläufe deutliche Fortschritte erzielen.

Die modernisierte Infrastruktur im Rechenzentrum, die zentrale Verwaltung der Arbeitsplatzgeräte über Microsoft Intune sowie die kontinuierliche Betreuung der Server- und Backup-Systeme sorgen heute für eine stabile, leistungsfähige und sichere IT-Basis.

Auch im Bereich der Microsoft-Cloud-Dienste profitiert FLOCERT von einer zuverlässigen Bereitstellung und Betreuung von Microsoft Office 365 Lizenzen und Azure-Diensten, die den internationalen Arbeitsalltag des Unternehmens unterstützen.

Gleichzeitig hat insbesondere der Einsatz von DocuWare zu einer spürbaren Effizienzsteigerung im Dokumentenmanagement geführt. Der digitale Rechnungseingang ermöglicht heute eine strukturierte, transparente und revisionssichere Verarbeitung eingehender Rechnungen. Prozesse, die zuvor manuell oder papierbasiert abliefen, konnten deutlich beschleunigt und für alle Beteiligten nachvollziehbar gestaltet werden.

Die Kombination aus moderner IT-Infrastruktur, Microsoft-Technologien und strategischer Prozessdigitalisierung unterstützt FLOCERT dabei, seine internen Abläufe nachhaltig effizienter zu gestalten und gleichzeitig optimal auf zukünftige Anforderungen vorbereitet zu sein.