Siegenia Gruppe

In vielen Unternehmen ist "Artenvielfalt" ein gängiges Phänomen, wenn es um Druck- oder Multifunktionsgeräte geht. Ein Phänomen, das leicht zum Problem wird: Aufgrund der Diversität an Herstellern, Laufzeiten und Finanzierungsformen wird auch die IT-Administration immer komplexer und die undurchsichtigen Strukturen erschweren die tägliche Arbeit der Mitarbeiter.

Das alles in Gänze zu optimieren ist keine Tagesaktion, sondern ein langfristiges Projekt. In diesem Fall lag die Herausforderung zunächst darin, ein Konzept zu erstellen, das bereits vor der Umsetzung die Effizienzsteigerung und die Vorteile für alle Abteilungen als Gesamtergebnis überzeugend verdeutlicht.

Herausforderungen überbrückt man am besten mit Nähe. Daher haben wir von Anfang an auf eine enge und vertrauensvolle Zusammenarbeit mit SIEGENIA gesetzt. Nur so konnten wir Lösungen finden, die individuell wirken. Im ersten Step hieß es: Situation klären, Prozesse sichtbar machen. Es galt also, zunächst eine Transparenz der aktuellen Situation zu schaffen. Mit einer professionellen Analyse von Infrastruktur und Prozessstrukturen konnten wir alle relevanten Daten ermitteln und ein Soll-Konzept entwickeln, das im Ergebnis Effizienz steigert und sich gleichzeitig innerhalb der Investitionsgrenzen bewegt.

Nach und nach haben wir die Druckumgebung bei SIEGENIA deutlich vereinheitlicht. Die Gerätelandschaft wurde auf wenige ausgewählte Modelle reduziert und auf ein FollowMe-Konzept umgesetzt, das nur noch aus 25 Multifunktionsgeräten besteht. Zum Vergleich: Davor waren es noch 116 Geräte. Darüber hinaus steht jetzt den Mitarbeitern ein einfaches und einheitliches Bedienkonzept zur Verfügung, das die neuen Lösungen besser nachvollziehbar macht.

Beim Implementieren neuer Strukturen sind nicht nur praxisnahe Konzepte von Bedeutung. Mindestens genauso wichtig ist deren verlässliche und reibungslose Umsetzung. Dank des im Vorfeld abgestimmten Rollout-Konzepts, der hervorragenden Vorbereitung seitens der SIEGENIA und der kontinuierlich engen Zusammenarbeit konnten wir die komplette Umstellung in nur vier Werktagen umsetzen. Und damit die Mitarbeiter die neuen Anwendungsmöglichkeiten bestmöglich nutzen konnten, legten wir mit einem einfachen Schulungskonzept einen weiteren wichtigen Baustein bei der Implementierung.

Eine einheitliche Gerätelandschaft bringt auch ein einheitliches Finanzierungs- und Wartungsmodell mit sich. Die Prozessautomatisierung für Zähler, Service-Management und VBM-Belieferungen entlastet nun spürbar die IT und den Einkauf.

In einer modernen Bürowelt zeigt sich Komfort nirgends so deutlich, wie bei der ergonomischen Büroeinrichtung. Dabei geht es nur am Rande um Bequemlichkeit – viel mehr steht das gesunde Arbeiten im Vordergrund. So auch bei der SIEGENIA Gruppe – schließlich verbringt ein Mensch im Laufe seines Lebens bis zu 80.000 Stunden im Büro. Um die Individualität jedes Mitarbeiters auch in den Arbeitsräumen zu berücksichtigen, haben wir bei unserer Büroplanung für die Unternehmensgruppe erneut eng mit den Verantwortlichen zusammengearbeitet. Im Ergebnis fördern unsere Raumkonzepte jetzt Leistung, gesundes Arbeiten und schaffen mehr Platz für Kreativität.