GmbH
Outlook problemlos auf der ganzen Welt nutzen
Exchange-Migration im laufenden Betrieb bei der Gustav Hensel GmbH
Dezentrales Arbeiten ist unaufhaltsam auf dem Vormarsch. Einer der wichtigsten Aspekte dieser digitalen und flexiblen Arbeitsweise ist die sichere und verlässliche Erreichbarkeit via Outlook.
Damit auch die Mitarbeiter der Gustav Hensel GmbH von überall Zugang zu ihrem Outlook-Konto erhalten, war eine Migration des Microsoft Exchange-Servers in die Cloud ein zwingender Schritt.
Der besonderen Herausforderung, diese Migration im laufenden Betrieb vorzunehmen, haben sich die IT-Experten der HEES angenommen.
Marktführer erzeugt Elektrotechnik in höchster Qualität
Gegründet 1931 in Radevormwald, hat sich die Gustav Hensel GmbH im Laufe der letzten 90 Jahre zum marktführenden Unternehmen im Bereich innovativer Produkte und Dienstleistungen für die elektrotechnische Gebäudeausrüstung entwickelt.
Überall dort, wo staubige und feuchte Umgebungsbedingungen hohe Anforderungen an die Elektroinstallation stellen, sind für eine zuverlässige und normgerechte Verteilung elektrischer Energie im Niederspannungsbereich, Produkte von höchster Qualität erforderlich. Durch höchste Qualitätsstandards sichert Hensel seinen Kunden den entscheidenden Marktvorsprung.
Der Hauptsitz des Unternehmens befindet sich zwar in Lennestadt bei Olpe, doch dank weltweit agierender Tochtergesellschaften zeigt Hensel mit insgesamt 800 Mitarbeitern auch auf den wichtigen internationalen Märkten Präsenz und profitiert hier von kurzen Wegen.
Jüngst erhielt das in mehr als 80 Länder exportierende Unternehmen eine ganz besonders exklusive Ehre. Landrat Thilo Melcher verlieh dem Mittelständler die Auszeichnung als “Familienfreundliches Unternehmen“. Damit gehört die Gustav Hensel GmbH zu einem von nur 13 Unternehmen aus Olpe und Siegen-Wittgenstein, die sich mit Angeboten und Maßnahmen der Handlungsfelder Arbeitsbedingungen, Serviceleistungen, Führung, Personalentwicklung und Informations- und Kommunikationspolitik in besonderem Maße für eine ausgewogene Work-Life-Balance seiner Mitarbeiter stark macht.
Grundlagen der digitalen Flexibilität
Dass ein innovatives Unternehmen dieser Größenordnung seinen Mitarbeitern dezentrales Arbeiten und damit den Fernzugriff auf alle relevanten Unternehmensdaten ermöglichen möchte, ist ein vorrausschauender Entwicklungsschritt im Zuge der sich wandelnden Arbeitswelt. Hierzu gehört ebenfalls auch der dezentrale Zugang zur Microsoft Home-Office Produktserie.
Bei der Gustav Hensel GmbH war für diesen Schritt die Migration des Microsoft Exchange Servers in die Cloud als Einführung einer marktführenden Kommunikations- und Produktivitätsplattform unumgänglich. Die Aufgabe des Servers besteht im Wesentlichen im Transport der E-Mails, dient aber auch der zentralen Ablage und Verwaltung von Terminen, Kontakten und Aufgaben. Dazu zählen auch alle öffentlichen Ordner.
Mit über 30 Jahren Projekterfahrung und sieben Microsoft Gold Partnerstatus-Zertifizierungen baute Hensel zur Umsetzung des Projekts aus gutem Grund auf den verlässlich bewährten IT-Partner HEES.
Vorbereitungen für den “Modern Workplace“ geschaffen
Die effektive Kommunikation und Zusammenarbeit via Outlook, die ein Herzstück eines digitalen, zukunftsorientierten Arbeitslatzes bildet, auch außerhalb des klassischen Büros zu gewährleisten, war ein zentrales Anliegen des global agierenden Unternehmens.
Die Herausforderung bei der Umsetzung des Projekts bestand hauptsächlich darin, die Ausfallzeit des Servers während der Migration so gering wie möglich zu halten, da Exchange eine besonders geschäftssensible Anwendung darstellt. Außerdem musste gleichzeitig sichergestellt werden, dass alle Postfächer vollständig portiert werden und alle aktuellen Berechtigungen korrekt übernommen werden.
Bevor die Migration überhaupt in Angriff genommen werden konnte, bestand der erste Arbeitsschritt darin, die bestehenden Postfächer der Mitarbeiter entsprechend vorzubereiten, sodass obsolete Daten nicht auch übernommen werden.
Anschließend wurden die lokalen Postfächer präzise in die Microsoft-Cloud portiert. Damit die neuen E-Mails in der Cloud empfangen und die ausgehenden Mails darüber versendet werden können, stand anschließend die Umstellung des MX-Records von lokal auf die Cloud auf der Agenda.
Schließlich schafften die HEES-Experten auch eine Azure Active Directory Konnektivität, um die stetige Synchronität des lokalen und Online-Verzeichnisdienstes zu gewährleisten.
Deutlicher Mehrwert: Große Flexibilität bei der Wahl des Arbeitsplatzes
Durch die Migration des Exchange-Servers in die Cloud hat die Gustav Hensel GmbH gleich in mehrfacher Hinsicht profitiert: Sie hat ihren Mitarbeitern nicht nur den Zugriff auf E-Mails, Kalender und Kontaktdaten von überall auf der Welt ermöglicht, sondern gleichzeitig dafür gesorgt, dass lokal keine redundante Hardware mehr benötigt wird. On top kommt, dass auch die Notwendigkeit eines physikalischen Backups entfällt.
Darüber hinaus verschafft die Einführung dieser standardisierten Plattform dem Unternehmen auch eine hohe Kompatibilität zu Kunden und Lieferanten – ein wichtiger Faktor der reibungslosen Zusammenarbeit.
Durch die erfolgreiche Migration der IT-Experten der HEES räumt die Gustav Hensel GmbH ihren Mitarbeitern deutlich mehr Freiraum bei der Auswahl ihres Arbeitsplatzes ein, ohne dabei technische Einschränkungen oder Zugriffsbeschränkungen in Kauf nehmen müssen.
Gleichzeitig hat der Marktführer erste Schritte in Richtung Cloud-Security unternommen und Multifaktor Authentifizierung und Conditional Access mit wenig Zusatzaufwand zur Aktivierung verfügbar gemacht.
Die Migration des Exchange-Servers in die Cloud hat das Unternehmen Gustav Hensel der dezentralen Arbeit einen enormen Schritt nähergebracht und den Mitarbeitern weltweit den unkomplizierten und sicheren Zugang zu ihrem Mailsystem ermöglicht. Die Vorbereitungen für den Modern Workplace sind abgeschlossen – Besseres arbeiten rund um die Welt.
Die Mitarbeiter des HEES IT-Systemhauses haben uns bei der Migration des Exchange Servers nicht nur fachkompetent und vorausschauend beraten, sondern auch dafür gesorgt, dass die Migration zügig, ohne nennenswerte Downtime abgeschlossen wurde. Durch diese Leistung sind unsere Mitarbeiter in der Lage, auf der ganzen Welt zu arbeiten, ohne zwangsläufig auf einen festen Arbeitsplatz angewiesen zu sein.
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