Individuelles Dokumentenmanagement erleichtert die Arbeitspozesse nachhaltig
Unterschiedliches Portfolio - Gleicher Grundgedanke
Man kann kaum glauben, wie sehr sich das Leitbild und die Herangehensweise bei kundenorientierten Dienstleistungen der K+G Wetter GmbH und die des HEES DMS-Teams ähneln.
Vor allem nicht, wenn man bedenkt, wie unterschiedlich das Produkt- und Dienstleistungsportfolio der beiden Unternehmen ist: Bereits seit mehr als 30 Jahren fertigt die K+G Wetter GmbH leistungsstarke und innovative Maschinen für die Fleischverarbeitung. Im Jahr 1990 von Manfred Wetter und seinem Cousin Reinhard Wetter im mittelhessischen Biedenkopf-Breidenstein als Spezialist für handwerkliche Maschinen gegründet, bietet das Unternehmen heute auch vielseitige Maschinen für die industrielle Nutzung. Andreas Wetter, Sohn des Firmengründers, und Volker Lauber führen das Team aus mehr als 100 Mitarbeitern nun in der zweiten Generation. Das DMS-Team der HEES hingegen hat sein Hauptaufgaben Feld im Bereich des Consultings, der Installation sowie der Betreuung vielseitiger Dokumentenmanagementsysteme.
Lösungen, die Arbeiten einfacher und besser machen
Was beide Unternehmen jedoch eint – und somit vielleicht auch zum Projekterfolg beim Thema Digitalisierung beigetragen hat, ist die Herangehensweise und die Fokussierung jedem Kunden „besseres und einfacheres Arbeiten“ zu ermöglichen. Hat man sich bei K+G Wetter zur Aufgabe gemacht, für jede Herausforderung in der Fleisch- und Lebensmittelverarbeitung die beste Lösung zu finden, die die Arbeit der Kunden einfacher macht und zum optimalen Ergebnis führt, so ist es bei HEES der Slogan „FÜR DAS BESSERE ARBEITEN“ der seit jeher klar macht, das innovationsgetriebene Kundenzufriedenheit ebenfalls im Fokus steht.
Echtes Business Intelligence mit DocuWare
Mit dem Dokumentenmanagementsystem von DocuWare fand man eine Basis die von Erfassung und Speicherung (einfache Bearbeitung von Dokumenten aus verschiedenen Quellen wie Scannern und Druckern für das Dokumentenmanagement-System sowie zentrale Speicherung dieser Dokumente mithilfe einer Archivierungssoftware), über Dokumentenzugriff und Sicherung (Festlegung intelligenter Regeln für Zugriffsrechte auf bestimmte Dokumente. Besonders nützlich für vertrauliche Dokumente), bis hin zu Indexierung, Abruf- und Teilungsfunktion eine Fülle an spannenden Möglichkeiten bietet. Für die reibungslose Nutzung wurden Tausende Dokumente vom aktuellen ERP-System in das neue DMS -System überführt.
Aus analog wir digital-Dokumentenmanagement machts möglich
Ausgangslage des Projektes waren analoge oder teildigitale Arbeitsweisen, die durch unterschiedliche Anwendungen und aufwendiges Abheften oder Einscannen erfasst werden mussten und oftmals auch lästiges Suchen mit sich brachten.Hier galt es ein flexibles Dokumentenmanagement zu finden, das nicht nur alle individuellen Herausforderungen der K+G Wetter berücksichtigt, sondern auch eine maximale Nutzerfreundlichkeit und übersichtliche Datenvollständigkeit gewährleistet.
Individuelle Programmierung und Funktionen bringen hohen Mehrwert
Um eine optimale Nutzung zu gewährleisten, wurde durch HEES z.B. eine Funktion eingerichtet, die alle Angebotsversionen nutzerfreundlich in einem Dokument zusammenfügt und übersichtlich in ihren Versionen darstellt.
Einen weiteren Vorteil bietet die, sich automatisch erstellende Akte, in der alle relevanten Belege wie Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen sowie Schriftverkehr verknüpft werden.
Das digitale Stempeln der Eingangsrechnungen mit den aktuellen Werten aus Eingangsdatum, Buchungsbeleg, Buchungsdatum sowie „Bezahlt zum“ Vermerk lässt darüber hinaus sofort den aktuellen Status erkennen. So geht kein Dokument verloren und auch ein reibungsloser Rechnungseingangsprozess wird durch automatisiertes Abrufen relevanter Nachrichten vom Mailserver gewährleistet. Abgerundet werden die vielen nützlichen Funktionen über einen speziellen Auszubildenden Workflow: In diesem können die Auszubildenden die Kontierung vornehmen und die Profis der Buchhaltung einen prüfenden Blick auf das Ganze werfen und anschließend freigeben – so gelingt praxisnahe Ausbildung.
Hohe Akzeptanz durch Projektbegleitung und Schulung der Nutzer
40 Personen, vom Auszubildenden bis zum Geschäftsführer, nutzen die vielseitigen Funktionen der neuen Dokumentenmanagementlösung mittlerweile reibungslos. Die große Akzeptanz rührt dabei auch von einer starken Beteiligung des K+G Projektleiters Herrn Fischer her, der nicht nur aktiv die Implementierung begleitet hat, sondern sich auch eigeninitiativ in die DocuWare Anwendung eingearbeitet hat, um so im Zusammenspiel mit den HEES-Technikern, eine optimale Anwendung für die täglichen Anforderungen der K+G Wetter GmbH zu gestalten. Eine anschließende praxisnahe Schulung aller Nutzer führte darüber hinaus zu hoher Akzeptanz der neuen Prozesse.
Durch die Einführung des DocuWare Dokumentenmanagements werden unsere Mitarbeiter nicht nur entlastet und haben wieder mehr Zeit für eigentliche Aufgaben, wir bewirken durch die erreichte Standardisierung eine wichtige Qualitätssicherung in unseren Prozessen.
Die Flexibilität und Kompetenz, mit der unsere individuellen Anforderungen aufgenommen wurden und die vertrauensvolle Zusammenarbeit in der Projektumsetzung haben mich vollends überzeugt.
Insights
Erfahren Sie mehr
Laden Sie sich das Whitepaper im PDF Format herunter.
