Dokumentenverwaltung. Archivierung. Workflow-Management. Mit einer passgenauen Software-Technologie von DocuWare für Ihr Arbeits-System.
Dokumentenmanagement
mit DocuWare von HEES aus Siegen
Passt perfekt zur neuen Arbeitswelt
In der digitalen Ära werden neue Formen der Kommunikation und Zusammenarbeit immer wichtiger. Insbesondere Dokumentenmanagement ist heute ein richtungsweisendes Tool für innovatives Handeln und Wirtschaften. Denn als modernes Software- und Managementkonzept kümmert sich ein Dokumentenmanagementsystem ganz easy um die digitale Transformation des analogen Büroalltags.
Ein DMS bringt Menschen und Unternehmen viele Vorteile, die das Arbeitsleben um ein Vielfaches erleichtern und wesentlich effizienter gestalten. Im Resultat sparen Sie durch elektronische Geschäftsprozesse mehr als Papier. Als attraktiver Arbeitgeber gewinnen Sie mit System automatisch auf multilateralen Ebenen: Wegweisend an Sicherheit, Zeit, Geld, Teamwork, Mobilität und Zufriedenheit der Mitarbeiter.
Ressourcen schonen
Einfach machen: Suchen, Finden und Ablegen
Daten rechtskonform archivieren
Dokumentenschatz sicher behüten
Die Zeiten von manuellen Eingaben bei der Indexierung von Daten papierbasierter und digitaler Rechnungen sind vorbei. Dank automatischer Workflows bei den Prüf- und Freigabeprozessen sparen wir Zeit, gewinnen Sicherheit und der gesamte Rechnungsdurchlauf ist einfach schneller und komfortabler für alle Beteiligten.
IBF Automation GmbH, Freudenberg
Mit Hees ist es uns gelungen, von Suchen auf Finden umzustellen und der Rechnungsausgang hat sich um ein Vielfaches beschleunigt.
Optiflex Unternehmensgruppe, Siegen
Unsere Geschäftsprozesse lassen sich durch die Definition von Workflows klar strukturieren, optimieren und nachvollziehbar gestalten.
OTTO Luft- und Klimatechnik, Bad Berleburg
Durch den Einsatz eines zentralen Dokumenten-Pools konnten wir den Bestand an Papierordnern auf weniger als eine Handvoll reduzieren und sparen jährlich über 100.000 € an Kosten ein.
Thema Federn, Finnentrop
DMS-Prozesse effizient gestalten
So klassisch wie anspruchsvoll: Mit einer unserer Dokumentenmanagementsystem-Lösungen von DocuWare gehen Team und Geschäftsprozesse eine produktive und sichere Verbindung ein. Ob die zentrale Verwaltung und automatisierte Ablage von Dokumenten, die unternehmensweite Förderung von Zusammenarbeit und die wertvolle elektronische Sicherung der Datenbank nach rechtlichen Vorgaben: All diese Vorzüge gehören zu den routinierten Übungen eines professionellen Dokumentenmanagements.
Und doch ist DMS nicht gleich DMS. Unsere Lösungen für Dokumentenverwaltung sind so einzigartig wie ein Unternehmen selbst. Damit das richtige System bis ins Detail zu Ihnen, Ihrer Branche und Ihrem Budget passt, fragen wir zunächst: Was? Wer? Womit? Wann? Wo? - und manchmal auch Warum? Erst dann erarbeiten wir gemeinsam mit Ihnen einen strategischen Leitfaden für ein klassisches Dokumentenmanagementsystem, ein Enterprise Content Management oder zukunftssichere Content Services, mit denen Sie ganz nebenbei auch Arbeitsweisen, Kommunikation und Prozesse effizienter gestalten können. Die revisionssichere Archivierung Ihrer Dokumente gehört bei alledem automatisch dazu.
Aktiv für Ihre Mehrwerte
Klarer Überblick
Unterlagen fix ablegen und finden
Weniger Speicherbedarf
Räumlich wie virtuell Platz sparen
Mehr Sicherheit
Rechtskonform verwalten, Risiken minimieren
Effizientere Prozesse
Teamwork optimal managen
Hohe Mobilität
Wichtiges überall dabeihaben
Starke Kostenreduzierung
Ressourcen schonen
Daten strukturiert ablegen und systematisch finden
So transparent wie praktisch: Mit einer unserer klassischen DocuWare DMS-Lösung bewahren starke Teams souverän den Überblick über den stetig wachsenden, firmeneigenen Dokumentenschatz. Professionell organisiert ein traditionelles Dokumentenmanagementsystem die strukturierte Ablage und das systematische Auffinden von Businessunterlagen. Welche Unternehmensinhalte für wen elektronisch nutzbar gemacht werden sollen, entscheiden Sie. Um die Digitalisierung, Erfassung und die zentrale Verwaltung kümmert sich die System-Software, die es online in einer Cloud oder als On-Premise-Variante für Ihre eigene Serverlandschaft gibt.
Dadurch sparen Sie und Ihre Mitarbeiter Papier, Zeit und Nerven im Geschäftsalltag. Mithilfe des EDV-Managements sind benötigte E-Mails, Informationen und Dokumente sekundenschnell ohne umständliches Suchen zur Stelle, wenn Sie gebraucht werden. Sogar unterwegs können Sie von überall und über jedes Gerät praktisch zugreifen. Für all das sorgen die sinnvolle und intuitive Ablagestruktur mit Volltextsuche und Barcode-Markierung. Ein weiterer Pluspunkt für Sie: Alles was Ihnen wichtig ist, wird mit einem klassischen DMS revisionssicher archiviert und langfristig vor unbefugtem Zugriff geschützt.
Enterprise Content Management
Starke Teamplayer für extrem einfaches Arbeiten: Für eine digitale Rundum-Versorgung und optimale Zusammenarbeit in allen Unternehmensbereichen sind unsere Enterprise Content Management-Lösungen ideal. Mit einem ECM-System bekommen Sie sämtliche Effizienz-Vorteile, die ein klassisches Dokumentenmanagement zu bieten hat. Und viel mehr:
Damit Sie unternehmensweit alles im Blick haben, speichert ein ECM alle Formen von Content zentral an einem Ort ab. Auch den Workflow von Informations- und Geschäftsprozessen kurbelt die Management-Software positiv an. Ganz einfach, indem manuelle Arbeitsschritte und Routineaufgaben in Ihrem Sinne klar definiert und durch Prozessautomation digitalisiert, vereinfacht und beschleunigt werden. Für noch dynamischere Workflows, mehr Transparenz und effektivere Kommunikation jenseits von Informationssilos stehen wir Ihnen auch in puncto fortschrittlicher Content Services zur Verfügung.
So landen digitale Dokumente schneller beim Empfänger, Informationen können fix und sicher von überall abgerufen werden, der Bearbeitungsstand von Vorgängen ist immer transparent und unnötige Kopien und Wege entfallen. Die Basisversion ist gegeben, welche Geschäftsprozesse im Unternehmen Ihr ECM digital abbilden soll, richtet sich nach Ihren individuellen Anforderungen und unternehmensspezifischen Kriterien. Darüber hinaus sichern und erweitern wir auch über zukunftsfähige Content Services Ihr Unternehmenswissen für höhere Produktivität und besseres Arbeiten.
Datenschutzkonformes DMS
Einfach sichergehen bei GoBD und DSGVO: Auch eine effiziente Zusammenarbeit mit dem Steuerberater und gesetzliche Verpflichtungen sprechen für die Einführung eines Dokumentenmanagements.
Mit unseren DMS-Lösungen hat Ihr Unternehmen Gewissheit: Sie bestimmen, wer Zugriff auf Ihre Datenbank hat, die sichere, unveränderte, vollständige, ordnungsgemäße und verlustfrei reproduzierbare digitale Archivierung übernimmt das System. Und zwar genau so wie es in der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sowie den "Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) gefordert wird.
So erfüllen Sie mit einem modernen Dokumentenmanagement alle relevanten Anforderungen hinsichtlich Beweis- und Revisionssicherheit, Dokumentationsechtheit und Aufbewahrungsfristen. Egal ob klassisches DMS oder workflowgestütztes Enterprise Content Management: Ihre Dokumente werden geschützt.
Leistungsstarker Datenschutz ganz nach Maß
Profitieren Sie von den ganzheitlichen Leistungen der HEES und nutzen Sie die enge Zusammenarbeit der Bereiche Dokumentenmanagement und Datenschutz.
Unsere durch den TÜV Rheinland und der IHK zertifizierten Datenschutzexperten, sorgen für rechtssichere Beratung hinsichtlich der Datenschutzgrundverordnung. Darüber hinaus helfen Ihnen unsere Berater dabei, Ihre Betriebsabläufe neu aufzustellen und damit den Datenschutz- und die Datensicherheit neu zu definieren.
Um Ihren individuellen Bedürfnissen gerecht zu werden, haben wir für Sie drei attraktive Angebotspakete zusammengestellt, die Ihre Datensicherheit auf ein neues Level heben werden. Nutzen Sie diese einmaligen HEES-Synergien und legen Sie den Datenschutz Ihres Unternehmens sowie ein leistungsstarkes Dokumentenmanagementsystem in eine Hand!
- Beratung zur Vermeidung von Datenverlust und Datenmanipulation
- Dokumentation der Rechte-Rollen-Vergabe
- Beratung hinsichtlich Löschfristen
- Löschkonzept
- Erstellung einer Verfahrensdokumentation
- Aufnahme- und Erstellung von Verarbeitungstätigkeiten
- Ganzheitliche Betreuung ihrer Organisation durch unsere externen Datenschutzexperten
- Bestellung zum externen Datenschutzbeauftragten
- Meldung bei der zuständigen Landesdatenschutzbehörde
- Komplettes Datenschutz-Audit
- Informationspflichten gem. Art. 13 & 14 DSGVO
- Mitarbeiterverpflichtung
- Lieferantenverpflichtung
- Bearbeiten von Anfragen jeglicher Art (Behörden, Kunden, Mitarbeiter, etc.)
- Bearbeiten von Auskunftsersuchen
- Schulung des Managements
- Schulung der Mitarbeiter
- Anfertigen von jährlichen Tätigkeitsberichten für das Management
- Haftungsübernahme (bis 1 Mio. €)
Kommende Veranstaltungen
Erleben Sie, wie es besser geht!
Wir zeigen Ihnen gerne, wie schnell und einfach sich Dokumente digital verwalten lassen.
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