Einfach gemacht: komplexer Austausch im laufenden Betrieb
Umfangreiche Systeme auf den Punkt gebracht
Studium, Lehre und Forschung brauchen Raum und gute Bedingungen. Dazu gehören selbstverständlich optimale Kopier-, Druck- und Scan-Möglichkeiten für die Beschäftigten und Studierenden der Uni Gießen. Unsere Aufgabe: Eine umfassende Modernisierung mit etwa 230 neuen Sharp-Multifunktionssystemen. Zudem sollte die Entsorgung der vorhandenen Altsysteme innerhalb weniger Wochen abgeschlossen sein.
Damit die Umsetzung während des Universitätsbetriebs reibungslos verläuft, galt es, eine gut ineinandergreifende Logistik zu planen. Diese musste insbesondere die weitläufige, räumliche Verteilung von Campusbereichen und Uni-Einrichtungen in Gießen berücksichtigen. Ein wichtiger Aspekt dabei: die gute Zusammenarbeit mit dem Hochschulrechenzentrum (HRZ), den Dienstleistern für Bezahlsysteme und den Speditionen. Auch die Vielfalt der Systeme von Windows und macOS bis hin zu Linux oder Unix musste nicht nur beim Anschluss bedacht, sondern ebenfalls in die Erstellung von Erklär-Videos berücksichtigt werden. Nach dem Abschluss der Rundumerneuerung war zusätzlich die kontinuierliche Wartung und Instandhaltung gefragt.
Unsere Leistungen
Planung Logistik, Installation und Montage von Office Multifunktionssystemen sowie Geldaufwertern/Bezahlsystemen
sicheres und kostensparendes FollowMe®-Printing für die öffentlichen Kopierer
How-to-Videos und Personalschulungen
LAN-Anbindung in Kooperation mit dem Hochschulrechenzentrum (HRZ)
Entsorgung Altsysteme, rechtssichere Datenlöschung der alten Festplatten
kontinuierliche Wartung und Instandhaltung
Clearing der Geldaufwerter/Bezahlsysteme
Vielseitig vollständig integriert
Von How-to-Videos bis FollowMe®-Printing
Für den nahtlosen Übergang von den Alt- zu den Neusystemen im laufenden Betrieb, wurden zunächst die öffentlichen und anschließend die Systeme in den verschiedenen Dezernaten installiert. Die gute Vorbereitung ermöglichte den Roll-out nach nur 4 Wochen. Quasi im fliegenden Wechsel wurden die deinstallierten Altsysteme gegen die neuen getauscht und konnten direkt zur Entsorgung abtransportiert werden. Hand in Hand sorgte die partnerschaftliche Zusammenarbeit mit dem HRZ für eine effektive LANSystemanbindung.
Die vielseitigen Bezahl-Möglichkeiten erfolgen bargeldlos über die Wertaufladung des Studentenausweises, eine Gästekarte oder eine Systemkarte. So kann einfach kopiert und gedruckt werden. Cleveres FollowMe®-Printing sorgt dabei in einer virtuellen Umgebung für sicheres Drucken an der Wunsch-Druckstation mit Benutzerauthentifizierung.
Minimaler Verwaltungsaufwand, maximaler Nutzen für alle
Mit der umfassenden Rundumerneuerung haben wir den nahtlosen Übergang im laufenden Uni-Betrieb sichergestellt und dabei den Verwaltungsaufwand für unseren Kunden so gering wie möglich gehalten. Die Altsyteme wurden entsorgt und die Daten der Festplatten rechtssicher gelöscht. Sicherheit schafft auch das FollowMe®-Printing – nicht nur beim Drucken mit Benutzerauthentifizierung, sondern auch über die Dokumentation von Kosten und Aktivitäten der jeweiligen Nutzer oder Systeme.
Eine einfache Anwendung ermöglichen unsere How-to-Videos, die über den HEES-Tutorial-Channel bei YouTube verfügbar sind. Sie klären Nutzer über Installation und Funktionen auf. Darüber hinaus führt ein QR-Code direkt an den Systemen zu einer Hilfe-Website mit FAQ und der Option für Störungsmeldungen.
Über den reibungslosen Roll-out und die Wartung hinaus, übernehmen wir auch das Clearing der Geldaufwerter/Bezahlsysteme für die Universität Gießen. So bleibt auch hier der Aufwand für unseren Kunden minimal – mit einem hervorragenden Ergebnis für die über 33.000 Nutzer.
Wir freuen uns sehr, dass der Wechsel dank HEES so schnell und problemlos vonstatten gegangen ist. Schließlich möchten wir unsere Mitarbeiter und Studierenden so wenig wie möglich einschränken. Dafür bedanken wir uns bei HEES - das Unternehmen hat uns auch bei der Wartung und Verfügbarkeit der neuen Systeme überzeugt.
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